外贸新手犯错经典赏析

2008年10月20日 | 查看: 10953次 |

一个年轻的员工跟随老板,是把一生最宝贵的青春交给你,当领导的不可以耽误人家。如果年纪轻轻就开始跟随一个老板,过些年后钱没有赚到,又学了一身坏习惯,这样的老板完全没有良心。            

         这两天,刚好看了曾仕强先生的《人性管理》一书,感触颇深。对于新人的错误,要允许他们犯错误,因为,我们不能落入中国人的怪圈——多做多骂,少做少骂。但是不能放过他们所犯的错误,因为“一个年轻的员工跟随老板,是把一生最宝贵的青春交给你,当领导的不可以耽误人家。如果年纪轻轻就开始跟随一个老板,过些年后钱没有赚到,又学了一身坏习惯,这样的老板完全没有良心。”——希望这句话能与所有的领导和员工共勉。

这两年来,也带过若干的新手,引领他们入了外贸之门。带新手,快乐并痛苦着。新人可以带给你很多成就的感觉,也会无端地为你平添几分烦恼和恼怒的理由。然而,细想之下,谁不是由新人这般经历过来的呢?

为此,将新手们所出现过错误整理出来,以飨读者。

 

[报关品名和海关编码]:很多时候,新手是国际贸易专业出身,也学过单证的课程,于是总认为自己对这个问题很早就会操作了。更有新手认为,品名和海关编码都是自己定的,没有什么问题。2005年,公司的业务助理未征求主管意见擅自填写海关编码,导致人民币6000多退税金额损失。

很多新人不知道为什么对报关品名有要求,最主要的原因是因为报关的品名必须与能开具的增值税发票中的品名要保持一致,对新手操作的单子,经常要与工厂商量更改发票名称的事情,为此不知道要无故花费很多的时间和精力。

 

[数字错误]:在实际操作中,报关金额与交单的INVOICE金额时常会有所出入,这点相信大家都明白。新手在这点上如果没有概念,也情有可原,但是如果在制作单据的时候没有征求主管的意见,那么就是你的错误了。

然而,在我的操作过程居然发生过非常低级的错误——我的助理将报关发票金额中的小数点往后多移了一位,即原先1.2万美金变成了12万美金,这将足足多用去我10万多的外汇额度。

 

[忽略退税日期]:目前的政策是出口之日起90天内办理退税手续。但是,实际操作中,很多货代会在2个月之后也无法把核销单和报关单退回公司。通常情况下,我们按照退单的品名指令工厂开票。记得有一次,货代在出口80天的时候才将单据退还我司,我们收到的时候已经是9月31日,第二天就是国庆节了。最麻烦的是,工厂说月底的票已经开完了,只能等月初过了国庆节!庆幸的是,刚好因为国庆节,退税局的办理时间延后。总结:一个字“悬”!时间只有差了1天。

 

[形式发票错误]:由于和工厂关系紧密,此外,以工厂的名义更容易取得客人的信任。时常我们的业务员会以工厂的名字对外洽谈业务接单,期间,有一次业务员在开形式发票的时候,公司的抬头使用了工厂的名义,而在形票的银行信息中填写了自己公司(外贸公司)的帐号和姓名。事情的发展是,客人在他们的信用证中的受益人却是工厂的名字,帐号却是外贸公司的。结果,工厂货完成了,却迟迟不能发出,因为我们只能要求客人进行改证,耽搁了双方许多时间进行沟通和解释。同时,恰巧美国对该国进行制裁,客人只能从其他银行重新开证和更改受益人。

如果业务员在制作单证的时候,保持内容的一致性,那么绝对可以防止客人开错名称的意外发生,也给双方的交易带来许多便利,最主要的节约了时间成本。

 

[订舱错误]:助手在安排出运货物订舱时,时常会忽略该订单是否需要转船、是否直航,甚至会出现错误的船公司。具体的案例:某意大利客人的指定船公司是BLUE ANCHOR的船,下单后客人也把该船公司的联系方式以及提单的复印件传给我们。当我们电话联系是,被告知这个电话原来是长荣的,现在搬迁了。因为助手不知道客人指定的船公司的中文,于是把长荣[EVERGREEN]就默认为我们需要的船公司,因为,或许他也就知道长荣这一家船公司。可是,事情发展总是那么的巧合!意大利客人居然和长荣也有约号,于是,以后订舱安排货运的一切事情都变得非常合乎常理。这个错误,一直到给客人确认提单时才发现!随后的一系列麻烦和补救措施就不在此赘述了。总结:知之为知之,不知为不知,千万不要不懂装懂,马虎应付外贸的任何一个环节!新手做事,一般都会缺失自己的主见和思路。无论是与工厂交往,还是与客户谈盘,都会不由自主的跟随对方的思路去走,我们亦可以称之为“人云亦云”。            

        [下单错误]:这个错误是新手和老手均会发生的错误。这样的错误,让人痛心疾首、懊恼不已!

业务员将客人的下单文件与我讨论,因为其不是很明白客人的装箱要求。由于美国客人所写的,是非常典型的美国人逻辑思维方式,新手看不懂也属于正常。于是,我们就搞了一个头脑风暴,全体彻底讨论这个CASE。事后,我想应该没有问题了。可是,事情总是给我们太多的意外!客人收到货物后,非常伤心——认为我们工厂伤害了他!起初收到他的投诉,我们还是以为他们是挑剔。后来,仔细一查,才发现,原来给工厂的定单中,她居然把混装的要求,写成了“不要混装”!这么好的客人,估计再也没有办法挽回了!

总结:思路混淆,粗心大意,造成的代价是血的代价!

 

[财务概念不清]:新手时常会犯“糊涂”,尤其面对财务问题的时候。其一,帐目不清。有业务员居然将货款多支付8000元给工厂,要知道总货款方才32000元,虽然该定单持续的周期为2个月;其二,该出口后,居然报关的时候又少报美元金额(因为客人一部分是TT,一部分是LC),从而导致开票的金额与公司银行的汇款金额不相符。那么,不开票的部分必须于私人帐户支付,如此,就又涉及到工厂不开票应退的税款问题。

原本简单的单子,在新手的操作下,就变得如此的五彩缤纷,麻烦不断!总结:粗心大意,对财务的基础概念严重不明。

 

[措辞模糊]:新手总以为自己把问题说明清楚了,而事实是,工厂根本就没有明白你的意思。有业务员接到了澳大利亚的赠品订单,量小,30000个促销用的无纺布袋。业务员下单后,在合同附件中写到“将袋子折好入箱”——这个却为20天后的交货埋下了严重隐患,因为,她根本没有与工厂说明如何折好!或许她也真的口头与工厂提及过包装的方式,但是,这样模糊的措辞最终给双方带来了不尽的麻烦。而恰恰,客人要求的这种折法要花费许多的人力和时间,这直接导致了产品成本的上升和交货期的延误。双方也为此包装的说话,各执一词。

总结:模糊表达,词不达意,未形成严谨和认真的做事风格。

 

[盲从没有主见]:新手做事,一般都会缺失自己的主见和思路。无论是与工厂交往,还是与客户谈盘,都会不由自主的跟随对方的思路去走,我们亦可以称之为“人云亦云”。

这个问题的存在,是任何新手无法避免,也必须经历的阶段。刚入门的时候,当然是什么都不懂了,也只能做一个传译者或者传话筒了——将客人的要求,不折不扣的告诉工厂,或者就是将工厂的回复一字一句的答复给客人。这个问题是客观的,因为任何人的初期阶段都是门外汉,无法产生自己的理解和见解。为此,处在这个阶段的新手,一定要时刻反省自己遇到的任何事情,或者是领导交付的任何工作;同时,一定要留意同事们是如何处理一些询盘。

加以时日,我们就必须根据自我的一种判断和思路,去与客人或者工厂交涉,讨论一些条款、质量要求等等。哪怕是一个电话,一个传真,首先一定要提醒自己“我要达到什么目的?”、“我的要求是什么”?、“我的底线是什么?”……有这样的心理准备,就不会被别人牵着鼻子走路了。

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