服装外贸流程总结

2009年04月10日 | 来源: 福步外贸论坛 | 查看: 2560次 |


1. 开发阶段如果没有现成的客户资源,那就需要去开发。开发新客户有多种途径,但这里提倡先搜索需求客户信息,主要是EMAIL地址,然后写开发信,逐个去推销。如果有现成的客户资源,则应加强服务意识,揣摩客户个性,做好客户维护工作。创业难,守业更难,同样地,维护老客户丝毫不比开发新客户轻松,而从事外贸工作,客户资源就是一切,其重要性也就不言而喻。

   1.1 写开发信明白了客户资源的重要性,那么就要不惜辛劳地去争取客户资源,对于素未谋面的客户,如何让对方对自己的产品产生兴趣呢?这是个难题,需特别注意以下几点: 1、开发信的效果见效不会很明显,因此要有足够的耐性和韧性; 2、开发信的内容务必要简短精悍,不宜过长,中心词要明确,同时,要开动脑筋增加文章的诱惑力。 3、开发信的文本要规范、美观,以利于体现自己的专业性和条理性。开发信的内容包括以下几点: 1、恰当热情的自我介绍; 2、产品和工厂的优势,以及对品质和货期的保证。 3、规范的签名,含祝福语、联系方式

  1.2 推出新款了解和把握客户的需求,从而针对客户的需求不断推出新款,主要以款式图或者照片发给客户,需注意以下的特点: 1、新款的款式务必要新颖,并告知客户新款的亮点和卖点; 2、新款最好是打过实样,加强工艺的可行性和款式的直观性; 3、新款的物料细节要标示清楚,尤其是面料信息; 4、结合客户要求,提供配色组合和细节修改等服务供客户选择; 5、一旦客户对新款有意,需加强服务意识尽力配合客户要求,务必让客户满意; 6、取得客户的回应后,应注意跟踪,并做好相关记录和总结;

  1.3 安排报价在客户对款式产生兴趣后,就应安排报价,以供客户参考。报价是外贸的重点,也是难点。而报价的难点主要体现在以下几点: 1、物料价格需根据当地市场的行情,因此报价前需与采购部和供应商沟通,尤其是主要物料如面料、拉链等的价格; 2、工价因地区、季节而变化,波动性极大,而且对于相对复杂的款式,波动的幅度相差更大,因此,报价前要熟悉当地当时的工价,最好能与加工工厂进一步沟通; 3、面料用量的计算是整个报价环节的重点和难点,一方面,因为面料的单价相对较高,如果用量计算不够准确,那么报价的误差会较大;另一方面,只有将打版排版的理论知识和计算用量的实际经验相结合,才能作出较为精确的报价,在计算用量时也应根据面料种类、实际款式等作出灵活变动,而不能硬套公式。 4、报价时应重点把握面料、拉链等主要物料的价格,同时,在报价表上应该注明和体现这些信息。 5、报价表格式要规范,内容要详细,至少应包括款号、款名、主要物料信息、尺码、最小订单数量、价格术语、报价有效期等,同时结合需要制造一些虚盘信息以加强价格的灵活性。 6、报价时应结合客户所在区域、汇率走势等因素。 7、一定要先让相关部门审核过报价表才能发给客户。

  1.4 确认价格客户询盘,我方发盘,接下来就是还盘了,在我们报价后,如果客户能确认,那是最好的。但多数客户往往会还盘,这个时候,我们应把握好以下几点: 1、把握产品的价格底线,根据价格底线相应作出让步; 2、根据客户目标价格作出相应的物料更改方案,通过降低面料、拉链等物料的价格从而降低报价,当然,不是所有的客户都同意更改物料; 3、对于一次询价多款且都有意向下单,可以考虑作出价格搭配方案,但务必要把握准客户下单的可能性及各款订单数量; 4、客户一旦还盘,那就代表客户有下单的意向,应该抓住机会多与客户沟通,加强对客户的服务,借此也可以把握住客户个性和相关信息。 5、在双方相持不下的情况下,可针对客户的价值,跟老板协商,根据实际情况灵活变动。

   2. 打样阶段在客户确认款式后,一般会要求打样,没有样品就没有订单,所以,我们必须满足客户的这个要求。但是,打样并不代表下单,而且打样和寄样的费用较大,再加上相关的管理费用,因此,再没有确认下单前,务必要考虑先收费再打样。同时,只有先按时按质做好样品,只有先让客户满意样品,客户才会考虑下单。

  2.1 收取样品费、运费等费用在客户确认下样后,应根据实际情况向客户收取适当的费用。当然,在收取客户的样品费时应考虑客户的价值,结合样品的实际价值,经过老板的许可,制定灵活的收费政策。每个公司都会有相关的样品收费政策,一般样品费可以按3倍收取,特殊情况可先请示老板。运费方面可以要求到付,如客户没有到付账户,应咨询快递公司相关费用,然后要求客户将预估运费连同样品费用一起预付。客户同意付款后,一方面安排相关部门准备打样,另一方面催客户回传付款水单并跟踪到帐情况。如果碰到样品交期紧急或其他特殊情况,可以与老板协商考虑先安排打样,或者在客户信誉可靠,有把握让客户付清货款的前提下先安排打样。如果是长期合作或是已经下过订单的客户,客户如果拒付相关费用,也是可以考虑接受的。

   2.2 客户、样品的记录存档在安排打样前,应做好相关登记存档工作,以备查档和总结。首先,先对客户进行编号,对客户的相关联系信息进行存档,填写客户信息表,做好与客户合作的相关记录。其次,对选中的款式进行编号登记,以便于部门间的沟通。很多时候,客户会寄原样给我们参考,这个时候需要对客户样品进行妥善的管理,做好相关客户财产的登记,需特别注意有的客户会要求退还原样,所以务必要保管好客户的原样。至于客户编号与产品编号,不同的公司有不同的标准,可根据公司实际进行编号,但编号尽量要规范简洁,易于传达。

   2.3 安排打样在确认客户付款后,应立刻安排打样,安排打样时需注意以下细节: 1、务必传达清楚客户的所有要求,不能误传也不能漏传; 2、明确物料、颜色是否可以代用,是否先经确认后方可生产; 3、如客户要求不很严格,尽量要求客户接受代用的物料及代用的印绣花以节省交样时间; 4、如需正确的印绣花,下单时应同时安排印绣花开版工作; 5、如果有现成的纸版,也可以建议尺码代用。一份详细的样品制单应该包含以下信息: 1、款式图 2、尺码表 3、物料信息、颜色和规格 4、样品交期 5、注明客户编号、产品编号、下单人、下单日期等相关信息

   2.4 跟踪样品进度由于样品的品质、交期都非常重要,因此我们必须做好样品的跟踪工作。主要工作如下: 1、落实出版时间和印绣花打版情况; 2、跟踪样衣的制作进度,确保品质和货期都没问题; 3、如交期可能延误,应与相关部门协商处理;

   2.5 收样品、查样品、寄样品样品完成后,需收齐相关样品,包括制单要求的样品(含留底样)、客户原样、面料小样、印绣花开版留底样等。接着,按照制单要求进行查样,确保样品符合客户要求,当然,样品毕竟不同于大货,可适当降低要求。同时,应该记录待寄样品与留底样的区别,如有物料不一致的,应该有实样留底。在留底样的吊牌上,应注明款号、客户编号、客户款号、交样日期、样品尺码、样品类别等相关信息。寄样品前,应根据客户提供的到付帐号选择快递公司,如寄预付,则应结合航线、价格、运送周期等选择快递公司。寄样前要做好相关登记工作,尤其是运单号码,同时需准备相关的寄样发票,填好寄样追踪表,同时将包裹的相关信息寄给告知客户,以便客户查询和收取。

   2.6 追踪客户意见样品寄出后,应预估包裹到达时间,并通过快递公司的网站查询包裹到达情况,一旦包裹到达,需追踪客户意见,并做好相关存档工作。主要有以下几种情况: 1、如果客户满意样品,有下单意向,那么应落实详细意见和配比; 2、如果客户不满意样品,无下单意向,也应落实客户意见,做好相关登记存档,仍需加强服务意识; 3、如果客户较满意样品,但需要较长的样品评估期,也应登记好客户的相关意见,在适当的时候提醒客户什么时候下单; 4、如果客户要求做修正样,那么应结合客户价值并与老板协商,根据下单的可能性安排是否做样。不管客户是否下单,应做好相关样品和客户意见的存档,因为即便客户暂时不下单,也难免以后不下单。

   3. 接单阶段在探知客户有下单意向后,就立刻安排相关工作以缩短交货期,在接单过程中,多项工作要同时进行且都要及时,不能耽搁。

   3.1 安排打色及相关开版工作对于不需要费用的打色和开版,应在客户表示下单后就着手安排,主要包括以下几点: 1、安排打色,打色单应包括颜色名称、色样或色号、打色面料品质样以及客户对面料要求等,收到的色卡一般要做成一式两份,如客户有特殊要求的需另外准备。 2、安排辅料开版,多数辅料开版一般不需要费用,所以也应及时安排,收到的辅料开版至少应一式两份,一份寄给客户,一份留底。 3、安排印绣花开版,如果初样的印绣花代用,就必须提供正确的印绣花版给客户确认,如有可能,尽量安排齐色的印绣花版,因为在生产大货前必须先让客户确认齐色的印绣花版。但需要特别注意,寄给客户的印绣花版也需留底,从事外贸的应注意做好留底工作。

   3.2 订单评审,确认订单进度在客户确认下单并确认数量配比后,应对订单做出评审,主要需落实以下事项: 1、确认是否接单; 2、确认生产单位; 3、评估下单时间、上线时间、下线时间及生产周期;进度评审表是对整个订单价值及整个生产周期的评估,是一种计划,一旦确定计划,就务必要按照整个计划表去执行,否则将影响货期。

   3.3 核对成本,确认价格在回应客户是否接单之前,务必要在审核一下报价表,因为,价格是决定订单利润的因素,一旦价格偏低,那么盈利空间也势必会降低。主要包括以下几个方面:第一、再次审核之前的报价是否准确无误,接单后,我们就对客户的要求有了更深的了解,这时再去审核报价思绪就更加清晰,报价也就更加准确。第二、确认报价的有效期是否有效,尤其是主要物料的价格是否有效;第三、如果客户需要测试或增加物料,那么应酌情考虑另外收取相关费用或增加价格;第四、如果价格术语变动,则应及时咨询相关部门,确认改变价格术语后的价格增减;第五、对于需要配额的产品,务必要弄清产品价格是否包含配额,因此,务必要在合同上体现。同时,配额政策也是相对不稳定的,所以我们需要及时咨询相关部门,如果产品价格要包含配额,那么我们需进一步调整价格。

   3.4 做外销合同,确认付款方式订单评审主要为了确认货期,重核成本为了确认价格,这时我们还需跟客户确认付款方式,这可是最重要的,因为这直接影响着我们是否能顺利收到货款,而外贸的最大陷阱也常常存在付款方式上。因此在付款方式方面,无论如何,我们都不能做出太大的让步。通常,对于多数客户,尤其是初次合作的客户,我们应该采用30%DEPOSIT,70% BEFORE SHIPMENT。这是最稳当的,在收到30%订金后,即便客户取消订单,那么30%订金再加上现货货款也不吃亏。但可以针对客户的价值、信用等作出适当的让步,如70% AFTER RECEIVING COPY OF B/L,这时,一旦客户不要货物,我们最多增加了承担往返运费的风险。多数大客户会采用信用证,一般来说,如果货款较大,我们可以接受。但采用L/C付款的,在审核信用证时务必用十分仔细,这也是外贸中容易设置陷阱的一个地方。在确认了货期、价格(含贸易术语和港口)、付款方式后,我们就应做外销合同,并要求客户回签。如果有可能,应寄合同正本一式两份并要求客户回签一份,当然如果客户有特殊要求将另行处理。但至少也应让客户回签合同扫描稿或传真稿。

    3.5 确认订单细节,做生产制单订单细节的确认,是十分重要的一个环节,确认资料也应做好存档,如果产生纠纷,那么确认资料就是证据。如何确认订单细节,也是业务员经验的一个体现,在确认订单细节时,务必预计生产中可能碰到的各种问题,有条理地去理清各种订单细节。确认订单细节可以按以下的顺序来处理: 1、颜色组合及数量配比; 2、面里料的品质、颜色、部位; 3、辅料的品质、颜色、部位、用法和数量等; 4、包装材料的品质、颜色、内容、规格、数量等,主要有吊牌、胶袋、不干胶、干燥剂等 5、包装方式的确认,主要有:吊牌的挂法、不干胶的贴法; 6、纸箱材质、箱唛内容及封箱方式; 7、装箱方法、配比以及箱规。 8、尺码表及度量示意图

 

 

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